Contenido
- Pautas Generales
- Conservar la Independencia
- Mantenerse Informado
- Asegurar una Administración Competente
- Supervisar la Administración
- Evitar Transacciones Preferenciales
Pautas Generales
La Directiva de una institución financiera supervisa la conducción de los negocios de la institución. La tarea de la Directiva consiste en:
- seleccionar y retener personal de gerencia competente;
- establecer, junto con la gerencia, los objetivos comerciales de la institución a corto y largo plazo, y adoptar políticas operativas para alcanzar estos objetivos de manera legal y acertada;
- controlar las operaciones para asegurar que estén correctamente controladas y que cumplan con las leyes y políticas;
- supervisar el desempeño comercial de la institución; y
- asegurar que la institución atienda las necesidades crediticias de su comunidad.
Estas responsabilidades se rigen por un marco complejo de leyes y reglamentaciones estatales y federales. Estas pautas no modifican el marco legal de ninguna manera y no tienen el propósito de cubrir todas las situaciones posibles que pueda afrontar una institución asegurada. Sólo tienen por objeto ofrecer ayuda general a los directores en el cumplimiento de sus responsabilidades. Por debajo de estas pautas está la creencia de que los directores hacen un esfuerzo honesto para gestionar sus instituciones de manera justa y equitativa, cumplir con todas las leyes y reglamentaciones aplicables, y seguir buenas prácticas.
Conservar la Independencia
El primer paso que debe tomar la Directiva y los directores individuales es establecer y mantener la independencia de la Directiva. Una gestión corporativa eficaz requiere un alto nivel de cooperación entre la Directiva de una institución y la gerencia. Sin embargo, la obligación del director de supervisar la conducción de los negocios de la institución exige que cada director tenga un criterio independiente para evaluar las acciones y la competencia de la gerencia. Es esencial la evaluación crítica de los problemas ante la Directiva. Los directores que habitualmente aprueban las decisiones de la gerencia sin utilizar su propio criterio informado no están atendiendo correctamente a sus instituciones, sus accionistas o sus comunidades.
Mantenerse Informado
Los directores deben mantenerse informados sobre las actividades y el estado de sus instituciones y del entorno en el que operan. Deben asistir con regularidad a las reuniones asignadas de comité y de la Directiva, y deben analizar detenidamente todo el material de las reuniones, los resultados y las recomendaciones de auditoría, y las comunicaciones de supervisión. Los directores también deben mantenerse al tanto de las tendencias generales de la industria y los desarrollos reglamentarios y estatutarios relacionados con su institución. Deben trabajar con la gerencia para desarrollar un programa que permita que los miembros se mantengan informados. Resultan útiles las reuniones informativas periódicas realizadas por gerentes, asesores, auditores y otros consultores; y también debe tenerse en cuenta la realización de seminarios educativos más formales para directores.
Debido al ritmo acelerado de los cambios en las instituciones financieras en la actualidad, es particularmente importante que los directores destinen el tiempo necesario para ser participantes informados en los asuntos de sus instituciones.
Asegurar una Administración Competente
La Directiva es responsable de asegurar que las operaciones diarias de la institución estén en manos de una gerencia competente. Si la Directiva no está satisfecha con el desempeño del director ejecutivo o de los altos directivos, debe atender el problema en forma directa. Si fuera necesario contratar un nuevo director ejecutivo, la Directiva debe actuar con rapidez para encontrar un reemplazo competente. Los requisitos más importantes para un director ejecutivo son capacidad, integridad y experiencia.
Supervisar la Administración
La supervisión es la tarea más amplia de la Directiva y la más difícil de describir, ya que su alcance varía en función de las circunstancias de cada caso. Por lo tanto, las sugerencias que presentamos a continuación deben considerarse generales.
Establecer políticas. La Directiva debe asegurar que todas las actividades importantes estén regidas por políticas escritas comunicadas con claridad que todos los empleados puedan comprender. Es necesario revisar todas las políticas para asegurar que se adapten a los cambios de las leyes y reglamentaciones, a las condiciones económicas y a las circunstancias particulares de la institución. Las políticas específicas deben cubrir, como mínimo:
- préstamos, incluidos los procedimientos internos de revisión de préstamos
- inversiones
- responsabilidad de recursos/activos y la administración de los fondos activos-pasivos
- planificación de ganancias y presupuesto
- planificación de capital
- controles internos
- actividades de cumplimiento
- programa de auditoría
- conflictos de intereses
- código de ética
Estas políticas deben estar formuladas de manera tal para impulsar el plan comercial de la institución en forma consistente con las prácticas seguras. Deben incluir procedimientos, incluyendo un sistema de controles internos, destinados a alentar las prácticas seguras, cumplir con las leyes y reglamentaciones, y proteger a la institución contra delitos externos y fraude y abuso internos.
Controlar la Implementación. Las políticas de la Directiva deben establecer mecanismos mediante los cuales pueda obtener la información necesaria para monitorear las operaciones de la institución. En la mayoría de los casos, estos mecanismos incluirán informes presentados por la gerencia a la Directiva. Estos informes deben estar cuidadosamente elaborados para presentar la información en una forma que tenga sentido para la Directiva. El nivel apropiado de detalle y la frecuencia de los informes individuales variará según las circunstancias de cada institución. Generalmente los informes incluirán la siguiente información:
- el ingreso y los gastos de la institución
- desembolsos de capital y suficiencia
- préstamos e inversiones realizados
- préstamos e inversiones vencidos y negociados
- problemas de préstamos, su estado actual y programas de refinanciación
- asignación para posible pérdida de préstamos
- concentraciones de crédito
- pérdidas y recuperaciones de ventas, cobros u otras disposiciones de activos
- actividades de financiamiento y administración de riesgo de tasa de interés
- desempeño en todas las áreas arriba mencionadas comparado con el desempeño anterior y con el desempeño de los grupos de pares
- todas las transacciones de los asociados que beneficien, directa o indirectamente, a los accionistas, directores, funcionarios, empleados o sus intereses relacionados
- actividades realizadas para asegurar el cumplimiento de las leyes aplicables (incluidas, entre otras, límites de préstamos, requisitos para consumidores, y la Ley de Secreto Bancario) y todos los problemas importantes de cumplimiento
- todo desarrollo extraordinario que podría afectar la integridad, seguridad o rentabilidad de la institución
Los informes se deben entregar con la debida antelación a las reuniones de la Directiva para permitir la correspondiente revisión. La gerencia deberá responder a las preguntas que surjan de los informes.
La experiencia ha demostrado que ciertos aspectos de los préstamos son responsables de un gran número de los problemas que presentan las instituciones financieras. No se puede exagerar la importancia de las políticas y los informes que se reflejan en la documentación de los préstamos, el rendimiento y la revisión.
Establecer Revisiones Independientes. La Directiva también debe establecer un mecanismo para la revisión independiente a cargo de terceros, que realizarán pruebas para verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la Directiva, las leyes y reglamentaciones aplicables, y la exactitud de la información suministrada por la gerencia. Esta tarea puede estar a cargo de un auditor interno que informe directamente a la Directiva o un comité examinador de la Directiva misma. Además, es aconsejable la realización de una auditoría externa anual aunque no lo exijan las reglamentaciones. La Directiva debe analizar las conclusiones de los auditores con la gerencia y supervisar los esfuerzos de la gerencia por resolver los problemas identificados.
Para liberarse de sus responsabilidades generales de supervisión, la Directiva o el comité de auditoría tendrá responsabilidad directa de contratar, despedir o evaluar a los auditores de la institución, y tendrá acceso al personal y a los asesores corporativos regulares de la institución, según se requiera. En algunas situaciones, es posible que los directores externos necesiten emplear asesores, contadores u otros expertos independientes, a cargo de la institución, para recibir asesoramiento sobre problemas especiales que surjan en el ejercicio de su función de supervisión. Estas situaciones pueden incluir la necesidad de desarrollar respuestas apropiadas a problemas que se presentan en áreas importantes de las operaciones o el desempeño de la institución.
Tener en Cuenta los Informes de Supervisión. Los miembros de la Directiva deben analizar personalmente los informes de examen u otra actividad de supervisión y cualquier otra correspondencia emitida por los supervisores de la institución. Toda recomendación o conclusión debe ser analizada detenidamente. Se deberá realizar un seguimiento del progreso en la solución de los problemas. Los directores deben analizar las cuestiones problemáticas con los examinadores.
Evitar Transacciones Preferenciales
Evite todas las transacciones preferenciales que involucran al personal de la institución o a sus intereses relacionados. Las transacciones financieras con el personal interno deben estar por encima de toda crítica. Deben cumplir con todas las leyes y reglamentaciones relacionadas con este tipo de transacciones y ser evaluadas de acuerdo con los mismos criterios objetivos que se utilizan en transacciones con clientes comunes. El fundamento de este tipo de decisiones debe estar totalmente documentado. Los directores y funcionarios que permiten el tratamiento preferencial de personal de la institución violan sus responsabilidades, pueden quedar expuestos a una grave responsabilidad penal y civil, y pueden exponer a su institución a un riesgo de pérdida mayor de lo común.